К основному контенту

Технология эффективного РR-сопровождения длительных и объемных мероприятий

Часто в нашей работе приходится сталкиваться с ситуацией, когда некое мероприятие (пресс-конференция, пресс-тур, презентация, визит VIP-а и т.п.) имеет достаточно большую продолжительность по времени и (или) происходит на разных площадках, плюс, ко всему прочему, имеет сложное и разнообразное информационное наполнение.

Естественно, что отдача от таких мероприятий (резонанс в СМИ) напрямую зависит от того, насколько качественно и полно будут проинформированы журналисты обо всех событиях мероприятия. Насколько точно и «фактажно» будет предоставлена им информация.

эффективное РR-сопровождение

И здесь возникает главное противоречие: событие сложное (длительное), а журналисты - обычно люди занятые или ленивые и на все акции данного события попасть не могут (не хотят). Следствием этого является, то что итоговые материалы получаются либо неполными (не охватывающими всю картину мероприятия), либо со значительными информационными искажениями, вызванные использованием вторичной информации, домыслами и т.п.

Для решения этого противоречия и для повышения эффективности взаимодействия с журналистами была разработана технология «day in day». Суть ее состоит в том, что журналист сразу по окончании мероприятия получает максимум информации и фактически может оперативно подготовить материал, даже если не присутствовал лично на одной или нескольких акциях мероприятия.

Суть технологии


Фактически данная технология решает главную задачу: она заменяет физическое присутствие журналиста на конкретных акциях, но дает при этом ему всю необходимую для работы информацию и в удобном для него виде.

Суть же технологии состоит в том, что во время мероприятия (от начала и до конца) на каждой из площадок (если их несколько) находятся специалисты, которые ведут репортажный протокол мероприятия и его хронометраж. Параллельно с ними работают фотографы с цифровыми камерами. Все собранные таким образом материалы поступает в пресс-центр, где проходят сортировку и финальную обработку.

Сразу по завершению мероприятия (или сразу после его окончания) каждый журналист (или любое другое заинтересованное лицо) получает электронный носитель с записанной на нем самой свежей информацией о событии плюс пакет иллюстраций к нему.

Таким образом, достигается две цели:

Во-первых, журналисты получают максимально корректную и достоверную репортажную информацию проиллюстрированную отобранными вами фотографиями. Причем эта информация освещает все мероприятие и все площадки, на которых оно проходит. Т. е. снижается вероятность неумышленного искажения фактов, цитат, подробностей события и уменьшается вероятность использования недоброкачественных фотографий.

Во-вторых, журналисты получают максимально адаптированную информацию и тратят меньше времени на подготовку материалов, используя целые текстовые блоки из переданных им материалов (что в свою очередь также снижает степень ошибок и искажений).

Возможно, Вам будет также интересно почитать:



На практике эта технология реализуется в зависимости от имеющихся в вашем распоряжении технических ресурсов. Идеальный вариант, когда на каждой площадке мероприятия располагается два райтера с мобильными (стационарными) компьютерами и фотограф. Один райтер ведет хронометрирование акции, второй готовит развернутый репортаж: цитаты выступлений, описание действия и т.п.

Существенно упрощает работу использование рабочих материалов, которые создаются в процессе подготовки акции. Т.е. хронометрирование акции ведется на основе тайм-лмиста мероприятия, который только «привязывается по месту» - в него вносятся уточнения и дополнения естественные, которые возникли уже на самой акции. Аналогично строится и репортажный блок - из заготовки (тезисов выступлений, сценарного-плана мероприятия) выписывается готовый репортаж.

Затем все три блока (хронометраж, репортаж, фото) проходят финальную обработку редактором, дополняются аналогичными материалами с других площадок (если мероприятие проходит на нескольких площадках) и записывается на информационные носители. Тип носителей напрямую зависит опять же от технических возможностей. Самый простой способ - дискеты 3 ? дюйма. Оптимальный вариант CD-диски, но он требует наличия компьютера с несколькими пишущими СD-приводами, для того чтобы в максимально короткий срок (зачастую 5-10 минут) записать несколько десятков копий.

Несколько практических примеров


Впервые в Украине (по нашим данным) эта технология была применена во время выборов. Планировался приезд Кандидата в один из избирательных округов. График его пребывания (один день) планировался очень напряженный и насыщенный. Пресса была в целом лояльно настроена к Кандидату и ждала его приезда рассчитывая получить большой информационный объем, из которого в дальнейшем можно было бы подготовить несколько материалов.

Однако, за несколько дней до приезда, дата визита меняется. И складывается не очень удачная ситуация: день визита переносится на день, предшествующий дню выхода большинства газет в этом городе. Т.е. складывается ситуация, при которой журналисты печатных СМИ либо присутствуют на всех мероприятиях визита и опаздывают с материалами в номер (а это значит, что они смогут выйти только через неделю, когда их актуальность будет равна нулю), либо присутствуют только на утренних и вечерних мероприятиях (пропустив дневные чтобы подготовить материалы в номер).

Для разрешения этого противоречия была применина вышеописанная технология. На каждом из мероприятий находился райтер, который снимал информацию с события. Затем набранный текст передавался либо курьером либо по электронной почте в штаб, где он собирался и редактировался. По мере развития событий текст дополнялся фотографиями от фотографа, который находился в постоянном сопровождении Кандидата.

В результате, журналисты до начала вечерних (неформальных) мероприятий получили расширенный пресс-релиз, который, по сути, являлся готовым репортажем плюс блиц-репортажи по каждому из событий и индивидуальную подборку фотографий. Это позволило им подготовить материалы в свои издания в течении часа-полутора и в этих материалах было на удивление мало ошибок и искаженных фактов.

В дальнейшем эти материалы активно использовались многими журналистами для подготовки следующих публикаций.

Второй пример использования технологии «day in day» - из области бизнес PR


При подготовке крупной презентации возникла проблема: действие должно было параллельно разворачиваться на двух площадках плюс информационное наполнение презентации было насыщенно большим количеством сложных фамилий, профессиональных терминов, цифр и т.п. Клиенту было предложено применить во время презентации «day in day».

Реализация происходила следующим образом: на каждой площадке работала группа (два райтера плюс фотограф), которая снимала информацию с проходящей акции. При этом в качестве заготовок для репортажей использовались рабочие материалы презентации.

За несколько минут до завершения презентации все материалы были собраны в мобильном пресс-центре, где прошли финальную обработку и были рассортированы на три основных типа (по типам основных СМИ): шпаргалки для ТВ-журналистов, репортаж в стилистике деловой прессы, репортаж в стилистике общественно-политической прессы.

Учитывая факт присутствия фотокорреспондентов для каждой редакции были подготовлены индивидуальные CD-диски. К моменту завершения фуршета (50 минут), всем 25 журналистам были выданы индивидуальные CD: информация о событии (пресс-портфель), репортаж («day in day») и индивидуальная подборка фото.

Пожалуйста, обратите свое внимание на эти статьи:



Еще в одном случае была применина эта технология - во время проведения обычной пресс-конференции. Здесь решалась несколько другая задача. На пресс-конференцию аккредитовалось более 40 журналистов. Естественно, что работа с таким журналистским пулом требует больших организационных затрат. Поэтому было решено «облегчить» себе жизнь, максимально подстраховавшись на этапе сбора информации. Во время пресс-конференции шло прямое стенографирование вопросов и ответов, которое потом было дополнено несколькими «живыми» фотографиями. Все это было записано на флопи-диски, к которому был добавлен ранее записанный CD с пресс-портфелем и пакетом иллюстраций. Этот журналисткий набор был выдан участникам пресс-конфернеции сразу после завершения блиц-фуршета (15-230 минут).

Некоторые рекомендации


При использовании «day in day», как впрочем и любой другой сложной технологии, следует особое внимание уделять планированию и мелочам. Иногда из-за банальной нестыковки цифрового фотоаппарата с ноутбуком, которая обнаружится непосредственно во время работы, может поломаться вся отлаженная система. Поэтому важно проверить всю техническую часть и на этапе разработки проекта, и непосредственно перед началом работы. Мы обычно составляли список всех необходимых приборов, вплоть до соединительных шнуров и удлинителей, и назначали ответственного за техническую часть. Кроме того, мы старались по возможности продублировать основные системы: взять запасной ноутбук, фотоаппарат, удлинитель и т. п.

Многоступенчатые проверки и дублирование основных систем - залог того, что в самый ответственный момент ваша техника вас не подведет. Конечно это существенно влияет на размер сметы, но здесь ваша задача грамотно объяснить клиенту, что качество и безотказность работы - не может стоить дешево. Однажды мы сэкономили на резервном ноутбуке и чуть было не провалили всю операцию -пришлось срочно привозить из офиса и монтировать стационарный компьютер вместо вдруг закапризничавшего лап-топа.

Естественно, что кроме техники, стоит особое внимание уделить и тем людям, которые будут снимать информацию. От их работы во многом зависит успешное применение технологии в целом. Это должны быть подготовленные специалисты, способные работать несколько часов в напряженном темпе съемки и обработки информации. Они не в коем случае не могут ошибиться или исказить факты. На особо важных событиях, мы проводили репетиции в реальном времени и старались подготовить основные материалы (заготовки) заранее.

А остальное - дело техники. Удачи вам...

Комментарии

Рейтинг@Mail.ru